O que acontece em um projeto quando equipes dependentes tomam decisões completamente desalinhadas? Vou tentar ilustrar uma situação que aconteceu comigo.
O cliente contratou uma demanda de desenvolvimento, no entanto essa demanda tem execução distribuída dentro da empresa entre duas equipes. Vamos chama-las de equipe 1 e equipe 2. Para que a equipe 2 possa executar sua parte do projeto é necessário que a equipe 1 execute a sua parte correspondente.
Bom, na teoria é simples. Basta que as atividades da equipe 1 sejam priorizadas e planejadas para que a execução corra dentro de um período aceitável, para que possa ser planejada e executada a parte de responsabilidade da equipe 2.
Mas amigos, a vida é uma caixinha de surpresas! Eis que surge nosso primeiro obstáculo, uma interferência organizacional, por uma mudança de estratégia da empresa a diretoria remaneja 80% das pessoas da equipe 1 para outras atividades. Prontamente, os responsáveis pela equipe 1 atenderam as definições solicitadas pela diretoria. E então, surge nosso primeiro erro! A equipe 1 não fez qualquer comunicação para a Equipe 2 de que as atividades às quais estavam aguardando a execução não foram planejadas, priorizadas e estão sem data prevista para execução.
Quando a equipe 2 descobre que as atividades que deveriam estar sendo realizadas pela equipe 1 não foram planejadas, e não estavam sequer com previsão de execução, já era tarde demais, e certamente o projeto vai atrasar e frustrar a expectativa do cliente.
Bom, esse é um cenário que aconteceu comigo, certamente mais pessoas já passaram por isso! Aliás, já devem ter passado por duas situações mencionadas, uma ordem expressa vinda da diretoria, que “bagunça” o planejamento e execuções atreladas, e claro, a falta de comunicação e preocupação com prazos que são de compromisso de outra equipe.
Mas esse tipo de falta de comunicação acontece por um simples motivo, normalmente são equipes com culturas organizacionais diferentes, são contextos de execução diferentes, inclusive com diretorias de negócios diferentes. Por exemplo, a Equipe 1 atende demandas expressas da própria empresa, seus “clientes” normalmente são equipes internas. Enquanto, a Equipe 2 atende clientes externos. Não existe, melhor ou pior, mais fácil ou mais difícil. Existe apenas culturas diferentes.
Mas qual foi nosso principal erro? Bom, faltou a gestão da comunicação e o monitoramento das atividades. Nesse caso específico, pecamos no gerenciamento do projeto, faltou organizar as equipes, mostrar as necessidades e deixar claro os objetivos para todos os envolvidos, se fazia necessário que todos entendessem o objetivo do projeto e obviamente todos deveriam estar alinhados aos prazos de entrega.
Lembrando que isso não se trata de uma crítica direta ao gerente de projeto, até porque existem outros fatores para ter falhado nessas ações. Mas o importante é que isso não volte a acontecer.
Minha intenção é ilustrar a importância de monitorar a relação de dependência entre equipes com culturas distintas e também o fator de deixar todos engajados no projeto. Esse é nosso laço fraco entre equipes. Mais do que nunca, a presença do Gerente de Projetos é circunstancial para que nada saia errado, pois ele, é capaz de unir as equipes mantendo-as completamente alinhadas dos objetivos, e claro, defendendo seu projeto para que esse não perca prioridade.