O que acontece em um projeto quando equipes dependentes tomam decisões completamente desalinhadas? Vou tentar ilustrar uma situação que aconteceu comigo.

O cliente contratou uma demanda de desenvolvimento, no entanto essa demanda tem execução distribuída dentro da empresa entre duas equipes. Vamos chama-las de equipe 1 e equipe 2. Para que a equipe 2 possa executar sua parte do projeto é necessário que a equipe 1 execute a sua parte correspondente.

Bom, na teoria é simples. Basta que as atividades da equipe 1 sejam priorizadas e planejadas para que a execução corra dentro de um período aceitável, para que possa ser planejada e executada a parte de responsabilidade da equipe 2.


Mas amigos, a vida é uma caixinha de surpresas! Eis que surge nosso primeiro obstáculo, uma interferência organizacional, por uma mudança de estratégia da empresa a diretoria remaneja 80% das pessoas da equipe 1 para outras atividades. Prontamente, os responsáveis pela equipe 1 atenderam as definições solicitadas pela diretoria. E então, surge nosso primeiro erro! A equipe 1 não fez qualquer comunicação para a Equipe 2 de que as atividades às quais estavam aguardando a execução não foram planejadas, priorizadas e estão sem data prevista para execução.


Quando a equipe 2 descobre que as atividades que deveriam estar sendo realizadas pela equipe 1 não foram planejadas, e não estavam sequer com previsão de execução, já era tarde demais, e certamente o projeto vai atrasar e frustrar a expectativa do cliente.


Bom, esse é um cenário que aconteceu comigo, certamente mais pessoas já passaram por isso! Aliás, já devem ter passado por duas situações mencionadas, uma ordem expressa vinda da diretoria, que “bagunça” o planejamento e execuções atreladas, e claro, a falta de comunicação e preocupação com prazos que são de compromisso de outra equipe.


Mas esse tipo de falta de comunicação acontece por um simples motivo, normalmente são equipes com culturas organizacionais diferentes, são contextos de execução diferentes, inclusive com diretorias de negócios diferentes. Por exemplo, a Equipe 1 atende demandas expressas da própria empresa, seus “clientes” normalmente são equipes internas. Enquanto, a Equipe 2 atende clientes externos. Não existe, melhor ou pior, mais fácil ou mais difícil. Existe apenas culturas diferentes.


Mas qual foi nosso principal erro? Bom, faltou a gestão da comunicação e o monitoramento das atividades. Nesse caso específico, pecamos no gerenciamento do projeto, faltou organizar as equipes, mostrar as necessidades e deixar claro os objetivos para todos os envolvidos, se fazia necessário que todos entendessem o objetivo do projeto e obviamente todos deveriam estar alinhados aos prazos de entrega.


Lembrando que isso não se trata de uma crítica direta ao gerente de projeto, até porque existem outros fatores para ter falhado nessas ações. Mas o importante é que isso não volte a acontecer.


Minha intenção é ilustrar a importância de monitorar a relação de dependência entre equipes com culturas distintas e também o fator de deixar todos engajados no projeto. Esse é nosso laço fraco entre equipes. Mais do que nunca, a presença do Gerente de Projetos é circunstancial para que nada saia errado, pois ele, é capaz de unir as equipes mantendo-as completamente alinhadas dos objetivos, e claro, defendendo seu projeto para que esse não perca prioridade.

Vamos começar o ano com esse tópico polêmico, porque os projetos atrasam? Então, existem muitas justificativas para um atraso de projeto. Não quero cravar uma opinião inconsistente, mas gostaria de sinalizar que em boa parte dos projetos o atraso está relacionado a um erro preliminar, ou seja, sua estimativa de execução foi equivocada.

Acredito que você já deve ter ouvido alguém dizer, por brincadeira, que os projetos atrasam porque tem prazos! Pois bem, de fato sim! Não temos como atrasar algo sem prazo, mas brincadeiras a parte, projetos por definição possuem data determinada para conclusão, senão seriam simplesmente rotinas ou processos do nosso cotidiano.

Mas, algo que aprendi ao longo da minha jornada profissional, e tenho apreendido dia a dia, é que normalmente quem enforca os prazos é o próprio time no momento de fazer a estimativa de execução. É importante sempre consultar nossa base histórica, que são nossa referência antes de diagnosticar o nosso tempo de execução.

A única coisa que sabemos sobre estimativa é que vamos errar! Seja pra mais ou para menos, mas temos que tentar reduzir a margem de desvio do nosso erro. No meu entendimento, uma margem aceitável para o desvio é de até 15% do tempo.
Mas, talvez você esteja pensando, legal camarada! eu erro a estimativa e esse é o único motivo para atrasar minhas entregas? E a resposta é direta, não, esse não é o único motivo. Existem vários fatores externos e alheios a vontade da equipe que conduz o projeto, tais como:

  • O projeto perdeu prioridade da parte do cliente ou do sponsor, onde houve uma mudança estratégica e requer que o foco seja direcionado para outros projetos.
  • Laço fraco entre equipes dentro da sua empresa, esse deve ser o assunto do meu próximo post. Aquela atividade do projeto que depende de outra equipe, porém a outra equipe não tem total ciência sobre o projeto, e sendo assim, nunca prioriza a execução de atividades que são do interesse do seu projeto? Isso, infelizmente acontece em algumas empresas e o projeto acaba sendo penalizado com atrasos.
  • Mudança de escopo sem negociação de prazos, ou até mesmo escopo frágil, onde não se tem a clareza do tamanho da solicitação do cliente.
  • O time dá suporte a operação de projetos já entregues. Isso é bem comum em projetos de software.

Em resumo, existem inúmeros motivos, mas se a gente consultar nosso histórico de lições apreendidas em projetos, vamos conseguir prever esse tipo de ocorrência, e colocar essa margem em nossos prazos de execução. Sei que esses problemas que citei costumam ser recorrentes, as vezes a cultura da organização possibilita que certas coisas aconteçam, não estou julgando e dizendo que é ruim ou bom, apenas que são fatores que merecem nossa atenção.

Deixo aqui algumas dicas, que costumo fazer ao apresentar minhas estimativas para execução de projetos. Antes de apresentar o volume de horas necessários para determinada atividade, tente responder algumas perguntas, como por exemplo:

  1. Meu time consegue executar essa atividade ou projeto sem depender de outros times?
  2. Existe a possibilidade do cliente/sponsor mudar o foco e despriorizar essa atividade? Se é um cliente de base, essa resposta será encontrada facilmente.
  3. O escopo está bem definido? Existem pontos dúbios que possibilitem discussões sobre o projeto?
  4. Sua equipe atende demandas de suporte/operação de projetos já finalizados? Existem muitas ocorrências de suporte?

Se você obtiver algum sim, coloque a margem de segurança em sua estimativa, isso ajudará a obter sucesso e o tão desejado cumprimento do prazo do projeto.

Hoje a gestão do tempo está em todas as nossas atividades cotidianas, porém em ambientes corporativos é muito comum haver um desperdício de tempos com excesso de reuniões, ou então, com reuniões desnecessárias. Acho que você já deve ter ouvido essa expressão “Nos reunimos para decidir e decidimos por reunir”. As vezes são necessárias diversas reuniões para chegar a um ponto comum, um consenso entre os envolvidos para direcionar um determinado assunto.

Porém, temos que ter muita atenção como as nossas reuniões, vou listar algumas dicas abaixo para que as reuniões sejam mais objetivas e possam render bons frutos e principalmente economizar o tempo que nos é tão precioso nos dias de hoje.

  • Sempre defina uma pauta para reunião: Os envolvidos não devem chegar nas reuniões sem saber o motivo ou o que será discutido nesse encontro
  • Aponte os materiais necessários: Pode até parecer trivial, porém, vale sempre ressaltar aos envolvidos na reunião, o que deverá ser apresentado, por exemplo um determinado documento, ou então, um baralho de planning poker, caso seja uma reunião de estimativa de tarefas.
  • Monitore as discussões: Sempre que o assunto perder o foco, redirecione, mantenha as pessoas direcionadas aos assuntos da pauta
  • Evite reuniões longas: De fato, existem reuniões que serão longas, mas trata-se de exceção. Evite marcar reuniões com mais de 1 hora e 30 minutos de duração, isso pode causar desprendimento da atenção das pessoas, ou até mesmo, a ausência de algum participante.
  • Convide apenas as pessoas necessárias: Não convide todo mundo para uma reunião, procure envolver apenas quem poderá contribuir com o assunto.
  • Lideres e tomadores de decisão devem estar presentes: Caso, seja uma reunião que requer uma tomada de decisão importante, garanta a presença da pessoa capaz de decidir, é importante, reunir com quem tenha a autonomia necessária para dizer sim ou não a uma decisão. Isso evitará perda de tempo.

Essas são algumas dicas que posso repassar, pois realmente as sigo diariamente.

Talvez você já tenha ouvido aquela velha conversa de que projetos tendem a resultar em falhas. E pode ter certeza de que isso é uma afirmação verdadeira, porém é importante entender quais fatores vão impulsionar ou atrapalhar o seu projeto. Independentemente de ser um projeto de software, engenharia civil, engenharia elétrica, arquitetura, design de ambientes ou simplesmente um projeto de vida.
Se for consultar a internet em busca de uma lista de fatores de sucesso em projeto, certamente vai encontrar a lista publicada pelo The Standish Group que é chamado de The Chaos Report, na publicação de 2015 foram listados os seguintes pontos:


1. Patrocinador Executivo

Quando um ou mais executivos concordam em conceder todos os subsídios necessários para garantir que o projeto seja finalizado com sucesso.


2. Maturidade Emocional

Está relacionado diretamente as pessoas, e melhor que isso, como as pessoas interagem, como é o comportamento das pessoas quando trabalham juntas. Basicamente é a soma das suas habilidades e deficiências que terminarão a maturidade emocional dos envolvidos no projeto.


3. Envolvimento do Usuário

Vou usar uma metáfora para explicar esse tópico. Basicamente, é quando você leva o seu usuário junto com você em uma corrida de táxi. Quando você mantém o seu usuário próximo, presenciando todo e qualquer evento, deixando-o fazer parte dos processos de decisão e assim escolhendo o melhor caminho a ser seguido. Caso a corrida de táxi resulte em um atraso a um compromisso, você pode ter certeza que seu usuário não terá reclamações a fazer, pois ele participou de todas as escolhas, presenciou todos os acontecimentos durante o percurso. Agora, experimente deixa-lo fora de contexto, tenho certeza absoluta que não importará o seu argumento para justificar o atraso.


4. Otimização

Significa melhorar a eficiência dos negócios de forma estruturada, essa otimização é adquirida como consequência do bom gerenciamento de escopo, de tal forma a manter o escopo alinhado com o valor de negócio.

5. Equipe Qualificada

Uma equipe composta por pessoas qualificadas torna a execução do projeto mais natural, o aproveitamento de recursos e tecnologia serão melhor aproveitados, a expertise da equipe fará diferença na execução dos requisitos do projeto, assim como a entrega do projeto e/ou produto propriamente dito.


6. Arquitetura Padrão

O Grupo Standish define como um grupo consistente de práticas, serviços e produtos integrados para desenvolver, implementar e operar aplicativos de software.


7. Processos Ágeis

Processos ágeis pode produzir ótimos resultados, mas é importante que os envolvidos do projeto estejam alinhados a essa cultura. Segundo o Grupo Standish A competência ágil significa que a equipe ágil e o proprietário do produto são qualificados no processo ágil. A proficiência ágil é a diferença entre bons resultados ágeis e desfechos ruins e ágeis.


8. Execução Modesta

Execução modesta é saber usar as ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos da melhor forma possível, principalmente sem “engessar” a execução do projeto, de tal forma, a automatizar processos.


9. Expertise em Gerenciamento de Projetos

Qualificação dos conhecimentos, habilidades e técnicas de gerenciamento de projetos, de tal forma a produzir melhor desempenho e agregar valor para a organização.


10. Objetivos Claros de Negócio

Ter os objetivos do projetos bem claros e explícitos a todas as partes interessadas, e também podemos afirmar que o objetivo do projeto deve estar alinhado a estratégia da organização.
Não significa que para o ter sucesso em um projeto temos que olhar apenas para esses itens, mas certamente, se já conseguirmos garantir que pelo menos esses dez itens, possam ser cumpridos a chance do projeto fracassar é menor.