Prazo x Atraso – Porque os atrasos em projetos acontecem?

Vamos começar o ano com esse tópico polêmico, porque os projetos atrasam? Então, existem muitas justificativas para um atraso de projeto. Não quero cravar uma opinião inconsistente, mas gostaria de sinalizar que em boa parte dos projetos o atraso está relacionado a um erro preliminar, ou seja, sua estimativa de execução foi equivocada.

Acredito que você já deve ter ouvido alguém dizer, por brincadeira, que os projetos atrasam porque tem prazos! Pois bem, de fato sim! Não temos como atrasar algo sem prazo, mas brincadeiras a parte, projetos por definição possuem data determinada para conclusão, senão seriam simplesmente rotinas ou processos do nosso cotidiano.

Mas, algo que aprendi ao longo da minha jornada profissional, e tenho apreendido dia a dia, é que normalmente quem enforca os prazos é o próprio time no momento de fazer a estimativa de execução. É importante sempre consultar nossa base histórica, que são nossa referência antes de diagnosticar o nosso tempo de execução.

A única coisa que sabemos sobre estimativa é que vamos errar! Seja pra mais ou para menos, mas temos que tentar reduzir a margem de desvio do nosso erro. No meu entendimento, uma margem aceitável para o desvio é de até 15% do tempo.
Mas, talvez você esteja pensando, legal camarada! eu erro a estimativa e esse é o único motivo para atrasar minhas entregas? E a resposta é direta, não, esse não é o único motivo. Existem vários fatores externos e alheios a vontade da equipe que conduz o projeto, tais como:

  • O projeto perdeu prioridade da parte do cliente ou do sponsor, onde houve uma mudança estratégica e requer que o foco seja direcionado para outros projetos.
  • Laço fraco entre equipes dentro da sua empresa, esse deve ser o assunto do meu próximo post. Aquela atividade do projeto que depende de outra equipe, porém a outra equipe não tem total ciência sobre o projeto, e sendo assim, nunca prioriza a execução de atividades que são do interesse do seu projeto? Isso, infelizmente acontece em algumas empresas e o projeto acaba sendo penalizado com atrasos.
  • Mudança de escopo sem negociação de prazos, ou até mesmo escopo frágil, onde não se tem a clareza do tamanho da solicitação do cliente.
  • O time dá suporte a operação de projetos já entregues. Isso é bem comum em projetos de software.

Em resumo, existem inúmeros motivos, mas se a gente consultar nosso histórico de lições apreendidas em projetos, vamos conseguir prever esse tipo de ocorrência, e colocar essa margem em nossos prazos de execução. Sei que esses problemas que citei costumam ser recorrentes, as vezes a cultura da organização possibilita que certas coisas aconteçam, não estou julgando e dizendo que é ruim ou bom, apenas que são fatores que merecem nossa atenção.

Deixo aqui algumas dicas, que costumo fazer ao apresentar minhas estimativas para execução de projetos. Antes de apresentar o volume de horas necessários para determinada atividade, tente responder algumas perguntas, como por exemplo:

  1. Meu time consegue executar essa atividade ou projeto sem depender de outros times?
  2. Existe a possibilidade do cliente/sponsor mudar o foco e despriorizar essa atividade? Se é um cliente de base, essa resposta será encontrada facilmente.
  3. O escopo está bem definido? Existem pontos dúbios que possibilitem discussões sobre o projeto?
  4. Sua equipe atende demandas de suporte/operação de projetos já finalizados? Existem muitas ocorrências de suporte?

Se você obtiver algum sim, coloque a margem de segurança em sua estimativa, isso ajudará a obter sucesso e o tão desejado cumprimento do prazo do projeto.

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