Hoje a gestão do tempo está em todas as nossas atividades cotidianas, porém em ambientes corporativos é muito comum haver um desperdício de tempos com excesso de reuniões, ou então, com reuniões desnecessárias. Acho que você já deve ter ouvido essa expressão “Nos reunimos para decidir e decidimos por reunir”. As vezes são necessárias diversas reuniões para chegar a um ponto comum, um consenso entre os envolvidos para direcionar um determinado assunto.

Porém, temos que ter muita atenção como as nossas reuniões, vou listar algumas dicas abaixo para que as reuniões sejam mais objetivas e possam render bons frutos e principalmente economizar o tempo que nos é tão precioso nos dias de hoje.

  • Sempre defina uma pauta para reunião: Os envolvidos não devem chegar nas reuniões sem saber o motivo ou o que será discutido nesse encontro
  • Aponte os materiais necessários: Pode até parecer trivial, porém, vale sempre ressaltar aos envolvidos na reunião, o que deverá ser apresentado, por exemplo um determinado documento, ou então, um baralho de planning poker, caso seja uma reunião de estimativa de tarefas.
  • Monitore as discussões: Sempre que o assunto perder o foco, redirecione, mantenha as pessoas direcionadas aos assuntos da pauta
  • Evite reuniões longas: De fato, existem reuniões que serão longas, mas trata-se de exceção. Evite marcar reuniões com mais de 1 hora e 30 minutos de duração, isso pode causar desprendimento da atenção das pessoas, ou até mesmo, a ausência de algum participante.
  • Convide apenas as pessoas necessárias: Não convide todo mundo para uma reunião, procure envolver apenas quem poderá contribuir com o assunto.
  • Lideres e tomadores de decisão devem estar presentes: Caso, seja uma reunião que requer uma tomada de decisão importante, garanta a presença da pessoa capaz de decidir, é importante, reunir com quem tenha a autonomia necessária para dizer sim ou não a uma decisão. Isso evitará perda de tempo.

Essas são algumas dicas que posso repassar, pois realmente as sigo diariamente.